Ante la aprobación de una normativa que regula el Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba, las instituciones avileñas son instadas a una gestión de documentos históricos y de archivo cada vez más responsable
Que la niña de primaria pueda hacer la tarea sobre la Trocha de Júcaro a Morón, que el profesor universitario disponga de fotos históricas para apoyar su investigación y que la periodista encuentre la lista de los hijos ilustres de cualquier ciudad avileña a los que quiera entrevistar, son tres cosas que dependen totalmente de la paciencia y la ciencia de un trabajo que, casi siempre, ocurre a la sombra: el de archivo.
Los archiveros cubanos, como se autodenomina el gremio, han cargado por años con las incomprensiones que dificultan su trabajo: habitaciones inapropiadas para el resguardo de documentos, falta de presupuesto, ausencia de insumos que aseguren su salud en el trabajo y hasta indisciplinas fiscales que atentan contra la preservación de evidencias.
Por eso, para Arialis de Jesús Pedroso Fleitas, con 18 años de experiencia en esa labor, el Decreto Ley 3 de 2020, el reglamento que lo acompaña y las resoluciones 201 y 202 han sido las buenas nuevas del año.
Arialis trabaja en el Departamento de Comunicación Institucional, Información y Gestión Documental de Archivo de la delegación provincial del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA), organismo rector de la gestión documental, y la efectividad de los nuevos cuerpos legislativos la explica así:
“En todos los casos, eran normas que existían desde hace muchos años, pero los archiveros eran trabajadores sin la capacidad de exigir que se cumplieran. Ahora, la preservación de los documentos administrativos es responsabilidad de la dirección de cada organismo.”
El reglamento es claro
Viana Margot Rabí Fraser, trabajadora del mismo departamento, ejemplifica que antes un director podía salir de su cargo y llevarse o destruir la documentación generada bajo su jefatura, mientras que con el reglamento la obligación es traspasarla al siguiente, o exponerse a recibir multas de 500 hasta 5 000 pesos cubanos. “El Decreto Ley obliga a tener un archivo en cada empresa y transferirlos a un archivo central en los gobiernos provinciales o a los archivos históricos de ser el caso.”
• Descargue aquí el Decreto Ley 3 y su reglamento.
No solo la responsabilidad quedó respaldada en el reglamento, las resoluciones 201 y 202 establecen las condiciones del local de archivos, y la necesaria digitalización de las fuentes documentales.
Las dos resoluciones
El artículo 10, del Decreto Ley 3 “Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba” es claro al respecto: “Los jefes de las entidades tienen la obligación de velar por la integridad y seguridad de los fondos y colecciones documentales bajo su custodia (…).”
El ciclo de vida de los documentos lo ilustra Mayda Pérez García, directora del Archivo Histórico Provincial de Ciego de Ávila desde su fundación en 1992, mediante las tablas de retención. Los documentos administrativos permanecen por cinco años en los archivos de gestión, o secciones de archivo, entre 25 y 30 años en el archivo central, tiempo en el que adquieren valor histórico o permanente, para ser transferidos a los archivos históricos.
Desde julio de este año, el Decreto Ley también dejó claro lo que es un documento de archivo y un documento histórico. El primero es “el medio en que se registra o se transmite información en soportes como papel, digital, fotográfico, fílmico, audiovisual, radiofónico y fonográfico, refleja además el testimonio material realizado por una persona natural o jurídica”. El histórico es el que integra el Patrimonio Documental de la Nación Cubana, “por su significado o su importancia para la dirección del estado, la soberanía nacional, las actividades científicas, tecnológicas, jurídicas, económicas, políticas, sociales y culturales, así como por sus rasgos externos”.
• Una muestra avileña del impacto de la memoria histórica en la investigación.
De la entrevista con las tres especialistas avileñas, Invasor intentó esclarecer cómo se encuentra la provincia para asumir las nuevas disposiciones que regulan la gestión documental en el país.
• Un acercamiento anterior de Invasor.
En respuesta, Arialis y Viana manifiestan que, al ser publicado el Decreto Ley 3 el 31 de Julio, Ciego de Ávila no tuvo el tiempo suficiente para ponerse al día. Para ellas, con la misión de asistir y preparar a los decisores en la provincia, organizar conferencias y evaluar a las instituciones ha sido un desafío en medio de la COVID-19. Sin embargo, no han parado de trabajar desde que, también, se declaró como Documentación de Memoria Histórica cuanta nómina y acta de reunión se generó en los meses de pandemia.
Joaquín Llaverías Martínez. Escritor, investigador y archivero cubano nacido en La Habana. Dedicó 58 años de su vida a...
Posted by Citma Avileño on Tuesday, November 3, 2020
“Para poder avanzar, creamos un perfil de Facebook para que fueran conociendo nuestro trabajo, y desde que la pandemia nos dejó empezamos con las capacitaciones y las reuniones de la Comisión Provincial de Memoria Histórica”, comenta Arialis Pedroso.
Una de las conferencias de capacitación
Entre las entidades que han sido evaluadas y capacitadas se encuentran las direcciones provinciales de AZCUBA y el Ministerio de Energía y Minas (MINEM), la Empresa Agroindustrial Ceballos, Radio Surco y Televisión Avileña.
Viana Rabí resume entre los problemas reincidentes el acondicionamiento de los locales, que no cumplen con los requisitos de ventilación, espacio e iluminación.
“Tenemos ejemplos muy buenos, como el de la Empresa Agroindustrial Ceballos, que reúne interés y profesionalidad, y otros casos como el de los centrales azucareros, que tienen mucha memoria histórica que no se encuentra bien preservada. El peor es el del central de Orlando González, cuya memoria se está perdiendo”, agrega Arialis.
Y sobre el tema también opina Mayda Pérez, ante el problema de espacio que limita la recepción de nuevos documentos en el Archivo Histórico Provincial. Hasta el momento, la prestigiosa institución avileña contiene 33 fondos y colecciones de valor histórico o permanente, de las que se encuentran restauradas 31, digitalizadas 27 y sistematizadas en base de datos 29. Todo como resultado de un proceso que comienza con la cuarentena a la que se somete la nueva documentación, hasta el momento en que su información se pone al servicio del público.
El céntrico edificio debería, ya en 2020, albergar los documentos de carácter permanente que llevan más de 30 años en el archivo central del Gobierno provincial, y el del patrimonio azucarero avileño, que, según comenta, no está terminado, y su documentación no está bien preservada. Pero el espacio no alcanza. “No disponemos de un cuarto de cuarentena, ni de un taller de preservación suficientemente grande”, explica.
A los servicios comunitarios, que incluyen la consulta de información, la entrega de fotografías históricas, la creación de multimedias para diferentes niveles de enseñanza y las exposiciones en universidades, se suma también el servicio de creación de sistemas institucionales de archivo, que brindan sus especialistas.
Ante las nuevas normativas, son comunes las peticiones que llegan desde organismos estatales, influidos también por la capacitación y evaluación que implementa el CITMA. Solo por este concepto, el Archivo Histórico Provincial ha ingresado 17 000.00 pesos en moneda nacional este año, con una lista de clientes que engrosan la Empresa Provincial de Acopio, la Sucursal Artex, las direcciones del INDER y Vivienda, entre otros.
Otro gallo cantará, poniéndole confianza al refrán, cuando las condiciones permitan que las secciones de archivo estén acondicionadas para proteger al personal y los documentos de hongos y bacterias, la información pública se encuentre totalmente digitalizada y las direcciones de organismos, por fuerza o por conciencia, comprendan que la gestión de archivos merece presupuesto y atención. Otra cosa sería hipotecar la historia.